Як правильно засвідчити копії документів?
Засвідчення копій документів є важливою процедурою та має велике значення в багатьох сферах життя, зокрема у правовій, економічній та інших. Засвідчення копій документів – це процес, під час якого копія документа отримує підтвердження, що вона є точним ідентичним відтворенням оригіналу документу.
Питання засвідчення копій документів доволі часто виникає на практиці. Засвідчені копії документів мають юридичну силу, які дозволено використовувати в судах, державних органах, установах, підприємствах. Також, засвідчення копій документів забезпечує захист від підробок і несанкціонованого використання документів.
Під час роботи з державними органами, установами, підприємствами, для проведення різних процедур (реєстрацій, подання заяв, отримання ліцензій, отримання послуг) часто вимагають засвідчені копії документів.
Хто може засвідчувати копії документів?
I. Нотаріуси.
Засвідчення вірності копій документів і витягів з них, засвідчення справжності підписів на документах здійснюється нотаріусом на підставі Закону України «Про нотаріат» та Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затверджений Наказом Міністерства юстиції України 22.02.2012 № 296/5.
При зверненні до нотаріуса для отримання нотаріально засвідченої копії документа потрібно мати при собі документ, що посвідчує особу:
- паспорт громадянина України;
- паспорт громадянина України для виїзду за кордон;
- тимчасове посвідчення громадянина України та інші.
Підготуйте оригінали документів, копії, яких необхідно нотаріально засвідчити. Домовтесь з нотаріусом про зустріч для надання послуги.
II. Державні органи, установи, підприємства.
Державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи і організації незалежно від форм власності мають право засвідчувати копії документів, які вони створюють, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку.
Згідно Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених Наказом Міністерства юстиції України 18.06.2015 № 1000/5 копія документа – це документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках – деяких його зовнішніх ознак.
Копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину.
Не допускається виготовляти копії документів з нерозбірливим текстом, підчистками, приписами та іншими необумовленими виправленнями.
Копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку.
Напис про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа «Підпис», наприклад:
Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи (за наявності).
Крім цього, з 01.09.2021 р. на заміну ДСТУ 4163:2003 набрав чинності ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».
Цей стандарт поширюється на документи, створювані в результаті діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб (далі — юридична особа) незалежно від їхнього функціонально- цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.
Згідно зазначеного стандарту, відмітка про засвідчення копії документа складається з таких елементів: слів «Згідно з оригіналом» (без лапок), найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії. У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчують відбитком печатки юридичної особи, структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) юридичної особи або печатки «Для копій». Приклад:
Відмітку про засвідчення копії документа проставляють нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому боці останнього аркуша копії документа.
Зразок завіреної копії:
III. Фізичні особи.
Фізичні особи особисто можуть завіряти копії документів, оригінали яких вони мають, наприклад копії паспорта громадянина України, свідоцтва про народження, довідку про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (РНОКПП) (раніше індивідуальний податковий номер (ІПН)) та інші документи. Варто зауважити, що напис про засвідчення копії документа повинен бути проставлений рукописним текстом.
Фізичні особи можуть використовувати спосіб засвідчення копії документа, які передбачені для юридичних осіб (див. вище приклади).
Проте, є випадки коли нормативно-правовими актами чітко встановлено як засвідчувати копії документів. Наприклад, для подачі документів до суду як доказів, процесуальним законодавством (Господарським, Цивільним, процесуальними кодексами України, Кодексом адміністративного судочинства України) встановлено правило засвідчення копії документів. Копії документів вважаються засвідченими належним чином, якщо їх засвідчено в порядку, встановленому чинним законодавством. Зокрема, учасник справи підтверджує відповідність копії письмового доказу оригіналу, який знаходиться у нього, своїм підписом із зазначенням дати такого засвідчення.
У постанові від 04 липня 2023 року в справі № 233/4365/18 Велика Палата Верховного Суду в пункті 65 відхилила як необґрунтований аргумент третьої особи щодо неналежного (з порушенням пункту 5.27 Національного стандарту України, затвердженого Державним комітетом з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07 квітня 2003 року № 55 ДСТУ 4163-2003) засвідчення відповідачем і державним виконавцем документів, доданих до відзиву на позовну заяву та апеляційної скарги.
Велика Палата Верховного Суду зауважила, що вимоги до процесуальних документів і додатків до них визначає процесуальний закон, а не Національний стандарт України, затверджений Державним комітетом з питань технічного регулювання та споживчої політики. Правила проставлення відмітки про засвідчення копії документа, визначені в пункті 5.27 ДСТУ 4163-2003, не поширюються на засвідчення копій документів, які учасники справи подають до суду.
https://reyestr.court.gov.ua/Review/120206531
Також, Верховний Суд, розглядаючи справу №921/481/22, в постанові від 05.12.2023 р. зазначив наступне: Верховний Суд відхиляє як необґрунтований аргумент скаржника, що подані позивачем докази, на підставі яких визначено розмір заборгованості, є недопустимими, оскільки засвідчені з порушенням вимог ДСТУ 4163:2020 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів”.
Відповідно до частини четвертої статті 91 ГПК України копії документів вважаються засвідченими належним чином, якщо їх засвідчено в порядку, встановленому чинним законодавством.
Зокрема, відповідно до абзацу другого частини п`ятої цієї статті учасник справи підтверджує відповідність копії письмового доказу оригіналу, який знаходиться у нього, своїм підписом із зазначенням дати такого засвідчення.
Відповідно до висновку, що викладений у пункті 65 постанови Великої Палати Верховного Суду від 04 липня 2023 року у справі № 233/4365/18, вимоги до процесуальних документів і додатків до них визначає процесуальний закон, а не Національний стандарт України, затверджений Державним комітетом з питань технічного регулювання та споживчої політики. Правила проставлення відмітки про засвідчення копії документа, визначені у ДСТУ 4163:2020 не поширюються на засвідчення копій документів, які учасники справи подають до суду.
Велика Палата Верховного Суду у постанові від 30.01.2019 у справі №755/10947/17 виснувала, що суди під час вирішення тотожних спорів мають враховувати саме останню правову позицію Великої Палати Верховного Суду. Тому не беруться до уваги посилання скаржника на інші висновки щодо порядку засвідчення копій документів, що висловлювалися до ухвалення постанови у справі № 233/4365/18.
https://reyestr.court.gov.ua/Review/115858958
Аналізуючи судову практику щодо засвідчення копій документів, вважаємо, задля попередження маніпулювання іншими сторонами судового процесу, при засвідчені копії документів в судовому процесі необхідно не лише ставити свій підпис та зазначати дату на копії документу, а й зазначати своє прізвище та ініціали – для фізичних осіб, для юридичних осіб користуватись вищезазначеними стандартами.
Отже, засвідчення копій документів — це важлива процедура, що забезпечує їх юридичну силу і правомірність використання. Дотримання всіх вимог і рекомендацій допоможе уникнути проблем у правових справах і забезпечить належну обробку документів у різних установах. Рекомендуємо завжди консультуватися з фахівцем для отримання актуальної інформації щодо отримання тої чи іншої послуги.
Якщо вам потрібна допомога юриста звертайтесь за номером телефону (097) 392-58-89 або скануйте QR-код та пишіть нам в Telegram. Ми радо допоможемо Вам правильно оформити документи, а також, порекомендуємо нотаріуса, яким зробить все якісно та доступно!
Також, підписуйтесь на наші сторінки в соціальних мережах.
